如何撰寫大家真的會看的會議紀錄

逐字稿保留的是說過甚麼；會議紀錄則幫助日後讀者理解團隊討論過甚麼、作出甚麼決定，以及同意下一步做甚麼。把整段對話全部抄下來，反而會令重要資訊更難找到。

細節程度取決於會議性質。一般專案同步會議可以簡潔，但正式董事會、管治或受監管會議，可能有特定法律及程序要求。

記下日期、目的、出席者及議程。討論期間，標示決定、動議、反對意見、承諾及仍未解決的問題。若日後對措辭有爭議，錄音或逐字稿可作為參考依據。

不要假設說得最大聲或最久的部分就是最重要。最後一個簡短決定，可能比之前二十分鐘的探索討論更關鍵。

按議程主題整理會議紀錄。對每個主題，先摘要相關背景，再清楚寫出決定，並列出由此產生的行動項目。只有在需要歸屬或對理解紀錄很重要時，才標明意見屬於誰。

對決定、行動項目、負責人及截止日期使用一致標籤。支援文件應以連結方式附上，而不是整份複製進紀錄；如已知下次會議日期，也應一併列明。

把草稿與逐字稿對照，核實姓名、數字、決定與承諾。如有含糊之處，請主席或指定審核人處理。正式會議可能需要在之後的會議中批准，因此應清楚標示草稿與已批准版本。

盡快把會議紀錄發送給目標讀者，並存放在固定位置。尤其當會議涉及敏感事項時，必須遵守機構的存取、保存及保密規則。