読まれる議事録の書き方

文字起こしは発言内容をそのまま残します。議事録は、後から読む人が、何が検討され、何が決まり、次に何をすることになったのかを理解するためのものです。会話を丸ごと写すと、重要な情報が見つけにくくなります。

必要な詳細度は会議によって異なります。通常のプロジェクト定例なら簡潔で十分ですが、取締役会、ガバナンス会議、規制対象の会議では、法的・手続き上の要件が定められていることがあります。

日時、目的、出席者、議題を記録しましょう。議論中は、決定事項、動議、異議、約束、未解決の質問に印を付けます。録音や文字起こしがあれば、後で表現に争いが出たときの参照になります。

会話の中で最も長かった部分や声が大きかった部分が、最も重要とは限りません。20分の検討より、最後の短い決定のほうが重要なこともあります。

議事録は議題ごとに整理しましょう。各議題について、必要な文脈を要約し、決定事項を明確に書き、そこから生じたアクションアイテムを列挙します。意見の帰属は、記録上必要な場合や理解に重要な場合に限って付けます。

決定事項、アクションアイテム、担当者、期限には一貫したラベルを使いましょう。補足資料は議事録に貼り込むのではなくリンクし、次回会議の日程が分かっていれば記載します。

下書きを文字起こしと照合し、名前、数字、決定事項、約束を確認します。曖昧な点は議長または指定レビュアーに確認しましょう。正式な会議では後日の会議で承認が必要な場合もあるため、下書き版と承認済み版を明確に区別してください。

議事録は対象読者へ速やかに配布し、一貫した場所に保管しましょう。機密事項が話し合われた場合は特に、組織のアクセス権、保存期間、守秘ルールを適用してください。