Reikwijdte en wie wij zijn
In dit Privacybeleid leggen we uit hoe MeetingNote, Inc. (“MeetingNote”, “wij”, “ons” of “onze”) omgaat met persoonsgegevens wanneer je de website, webapp, mobiele, desktop- en wearable-apps van MeetingNote en gerelateerde diensten gebruikt (samen de “Dienst”).
MeetingNote helpt je audio, video, links, afbeeldingen, documenten en tekst vast te leggen of te importeren en vervolgens transcripties, samenvattingen, actiepunten en andere door AI ondersteunde notities te maken. Dit beleid is van toepassing op informatie die via die workflows wordt verwerkt en op bezoekers van onze openbare website.
Welke informatie we verzamelen
Afhankelijk van hoe je de Dienst gebruikt, verzamelen we de volgende categorieën informatie:
- Account- en profielinformatie. Je naam, e-mailadres, authenticatieprovider, verificatiestatus, gebruikers-ID en accountvoorkeuren. Als je inlogt met Apple of Google, stuurt die provider ons de informatie waarvoor je toestemming geeft. Firebase Authentication beheert de inloggegevens; wij ontvangen je wachtwoord niet van Apple of Google.
- Jouw content. Opnames, geüploade audio of video, documenten, afbeeldingen, geplakte tekst, bron-URL’s, YouTube-, Zoom-, podcast-, Instagram- of andere links die je indient, plus transcripties, sprekerlabels, samenvattingen, notities, vragen, flashcards, quizzen, mindmaps, podcastsamenvattingen, bewerkingen, mappen en gerelateerde metadata die via de Dienst worden gemaakt.
- Abonnements- en transactiegegevens. Abonnement, rechten, aankoop- en verlengingsstatus, factureringscyclus, klant-ID’s van winkel of betaalprovider en transactiemetadata. Stripe, Apple, Google en RevenueCat verwerken betaalgegevens; MeetingNote slaat volledige betaalkaartnummers niet rechtstreeks op.
- Gebruiks- en technische informatie. Gebruikte functies, interacties, verwijzende pagina’s, geschatte locatie afgeleid van het IP-adres, browser- en apparaattype, besturingssysteem, taal, appversie, apparaat- of installatie-ID’s, netwerkinformatie, crashrapporten, diagnostische gegevens en prestatie-informatie.
- Communicatie. Berichten, bijlagen, apparaat-ID’s die zijn opgenomen in een supportverzoek, enquêteantwoorden en andere informatie die je ons stuurt wanneer je contact met ons opneemt.
- Meldingsinformatie. Een apparaattoken voor meldingen en je meldingsvoorkeuren als je waarschuwingen inschakelt over voltooide transcripties, samenvattingen of productupdates.
Hoe we informatie gebruiken
We gebruiken persoonsgegevens om:
- je account aan te maken en te beveiligen, je te authenticeren en je notities en instellingen te synchroniseren;
- content te uploaden, transcriberen, samenvatten, organiseren, genereren, exporteren en delen volgens jouw instructies;
- abonnementen te verwerken, rechten te bevestigen, factureringsondersteuning te bieden en fraude te voorkomen;
- dienstberichten, verificatie- of wachtwoordreset-e-mails en meldingen die je hebt ingeschakeld te versturen;
- de Dienst te beheren, problemen op te lossen, te beveiligen, te meten en te verbeteren en nuttige functies te ontwikkelen;
- te reageren op supportverzoeken en belangrijke product- of beleidswijzigingen te communiceren; en
- te voldoen aan de wet, onze Voorwaarden te handhaven en gebruikers, MeetingNote en anderen te beschermen.
Waar de toepasselijke wetgeving een rechtsgrond vereist, verwerken we informatie voor zover nodig om onze overeenkomst met jou uit te voeren, op basis van onze gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en beveiligen van de Dienst, met jouw toestemming waar vereist, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Content en AI-verwerking
MeetingNote moet ingediende content naar onze cloudinfrastructuur en gespecialiseerde providers sturen om de door jou gevraagde actie uit te voeren. Een geüploade opname kan bijvoorbeeld worden opgeslagen in Amazon Web Services, naar AssemblyAI worden gestuurd voor spraakherkenning en samen met de transcriptie naar OpenAI worden gestuurd om een samenvatting of andere door AI gegenereerde output te maken. De gebruikte providers en stappen kunnen verschillen per brontype, platform en functie.
In de huidige uploadworkflow worden sommige bronbestanden opgeslagen op lange, niet-openbaar vermelde Amazon S3-object-URL’s zodat onze verwerkingsdiensten ze kunnen ophalen. Deze bestanden worden niet bewust vermeld in je openbare notitie en niet via onze website gepubliceerd, maar iedereen die de exacte object-URL verkrijgt, kan mogelijk toegang krijgen tot het bestand. Deel een upload-URL niet en dien geen zeer gevoelige informatie in tenzij dit toegangsmodel geschikt is voor jouw gebruik.
Neem geen vertrouwelijk, gereguleerd of materiaal van derden op en upload dit niet, tenzij je beschikt over de rechten, kennisgevingen, toestemmingen en organisatorische goedkeuring die nodig zijn om de Dienst te gebruiken. AI-output kan fouten bevatten. Controleer belangrijke namen, cijfers, beslissingen en verklaringen aan de hand van de oorspronkelijke bron voordat je erop vertrouwt of ze deelt.
Bewaartermijnen en verwijdering
We bewaren accountgegevens en actieve cloudnotitierecords zolang je account actief is. Wanneer je een notitie verwijdert, verwijderen we het actieve applicatierecord en vragen we om verwijdering van gekoppelde opgeslagen audio wanneer de Dienst over de benodigde opslagverwijzing beschikt. Sommige geüploade bronobjecten, tijdelijke verwerkingskopieën, afgeleide bestanden en kopieën aan de kant van verwerkers kunnen blijven bestaan totdat opschoning door provider of opslag plaatsvindt. Het verwijderen van de app van een apparaat verwijdert cloudgegevens niet automatisch. Back-ups, fraudepreventierecords, beveiligingslogs, transactierecords en informatie die wettelijk vereist is, kunnen ook nog gedurende een beperkte periode na verwijdering worden bewaard en worden daarna verwijderd of geanonimiseerd volgens onze bewaarbeleidsprocessen.
Je kunt afzonderlijke notities verwijderen en openbare shares intrekken in de Dienst. Je kunt je account permanent verwijderen via Instellingen → Gevarenzone → Account verwijderen. De geauthenticeerde verwijderingsflow verwijdert je Firebase-inlogidentiteit, actieve cloudnotities en mappen, aangepaste prompts, openbare shares, accountdatabaserecords, accountgebonden uploads en opgeslagen bestanden die de Dienst aan jouw taken kan koppelen. Ook wordt een MeetingNote-webabonnement onmiddellijk geannuleerd en het gekoppelde Stripe-klantprofiel verwijderd. Stripe en andere betaalproviders kunnen transactierecords bewaren voor betaal-, fraudepreventie-, belasting-, geschil- of juridische doeleinden, voor zover vereist.
Abonnementen via de App Store en Google Play worden beheerd door die stores en lopen door totdat je ze in de betreffende store opzegt, zelfs nadat MeetingNote je account heeft verwijderd. Het verwijderingsscherm waarschuwt je wanneer de Dienst een recht via een mobiele store detecteert. Voor hulp bij verwijdering of een privacyverzoek buiten de selfserviceflow kun je e-mailen naar info@34apps.com vanaf het adres dat aan je account is gekoppeld. Mogelijk moeten we je identiteit verifiëren.
Beveiliging
We gebruiken administratieve, technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om informatie te beschermen, waaronder geauthenticeerde toegang tot accountrecords en API’s, database-regels per gebruiker, versleuteld netwerkverkeer, beperkte servicecredentials en betalingsverwerking door gespecialiseerde providers. Het hierboven beschreven toegangsmodel via niet-openbaar vermelde object-URL’s voor sommige geüploade bronbestanden is hierop van toepassing. Geen enkel opslag- of transmissiesysteem is volledig veilig, dus we kunnen geen absolute beveiliging garanderen.
Houd je inloggegevens vertrouwelijk, gebruik een sterk uniek wachtwoord en neem snel contact met ons op als je denkt dat je account of een openbare sharelink is gecompromitteerd.
Internationale gegevensdoorgiften
MeetingNote en zijn providers zijn actief in meerdere landen, waaronder de Verenigde Staten. Je informatie kan daarom worden verwerkt buiten het land waar je woont. Waar vereist gebruiken we erkende doorgiftemechanismen en contractuele waarborgen die bedoeld zijn om informatie te beschermen wanneer deze landsgrenzen overschrijdt.
Je keuzes en privacyrechten
Afhankelijk van waar je woont, heb je mogelijk het recht om bepaalde persoonsgegevens in te zien, een kopie ervan te ontvangen, te corrigeren, te verwijderen of de verwerking ervan te beperken; bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen; toestemming in te trekken; of bezwaar aan te tekenen tegen een beslissing over een privacyverzoek. Je hebt mogelijk ook het recht om niet discriminerend te worden behandeld wanneer je een privacyrecht uitoefent.
Gebruik de hierboven beschreven selfservice-optie voor accountverwijdering of stuur een e-mail naar info@34apps.com met een beschrijving van het verzoek en het betrokken account. We kunnen je identiteit verifiëren en een verzoek afwijzen of beperken waar de wet dat toestaat. Je kunt ook een klacht indienen bij de privacy- of gegevensbeschermingsautoriteit waar je woont.
Kinderen
De Dienst is niet gericht op kinderen jonger dan 13 jaar en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar. Als je jonger bent dan de leeftijd waarop je in jouw land toestemming kunt geven voor een onlinedienst, gebruik MeetingNote dan alleen met toestemming van een ouder of wettelijke voogd. Neem contact met ons op als je denkt dat een kind persoonsgegevens heeft verstrekt zonder de vereiste toestemming.
Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid bijwerken wanneer de Dienst, providers of wettelijke vereisten veranderen. We plaatsen het herziene beleid hier, werken de ingangsdatum bij en geven aanvullende kennisgeving wanneer een wijziging materieel is en de wet dat vereist.
Neem contact met ons op
Voor privacyvragen of verzoeken kunt u contact opnemen met MeetingNote, Inc. via info@34apps.com.
Vermeld “Privacyverzoek” in de onderwerpregel en stuur geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens, opnamen of andere gevoelige inhoud per e-mail, tenzij ons supportteam specifiek om een beveiligde overdracht vraagt.