Fundargerðir
Hvernig á að skrifa fundargerð sem fólk les í raun
Búðu til hnitmiðaða skrá yfir tilgang, ákvarðanir, mikilvægt samhengi og næstu skref — án þess að breyta fundargerðinni í orðrétta uppskrift.
Fundargerðir og uppskriftir þjóna ólíkum tilgangi
Uppskrift varðveitir það sem sagt var. Fundargerð hjálpar framtíðarnotanda að skilja hvað hópurinn tók til skoðunar, ákvað og samþykkti að gera næst. Að afrita allt samtalið gerir mikilvægu upplýsingarnar erfiðari að finna.
Smáatriðastigið fer eftir fundinum. Venjulegur verkefnafundur getur verið hnitmiðaður, á meðan formlegur stjórnar-, stjórnsýslu- eða regluvörður fundur kann að hafa sérstakar lagalegar og verklagslegar kröfur.
Skráðu staðreyndirnar áður en þú dregur saman
Skráðu dagsetningu, tilgang, þátttakendur og dagskrá. Á meðan á umræðum stendur skaltu merkja ákvarðanir, tillögur, andmæli, skuldbindingar og spurningar sem eru enn opnar. Upptaka eða uppskrift veitir viðmið þegar deilt er um orðalag síðar.
Ekki gera ráð fyrir að háværasti eða lengsti hluti samtalsins sé mikilvægastur. Stutt lokaákvörðun getur skipt meira máli en tuttugu mínútna könnun sem kom á undan henni.
- 01
Skráðu fundinn
Skráðu dagskrá, þátttakendur og samtal svo hægt sé að bera lokaskráninguna saman við heimildina.
- 02
Dragðu út aðalatriðin
Greindu ákvarðanir, mikilvægt samhengi, verkefni, ábyrgðaraðila, skilafresti og óleystar spurningar.
- 03
Skrifaðu drög sem auðvelt er að skanna
Skipuleggðu eftir dagskrárliðum og notaðu samræmdar merkingar í stað þess að endurtaka samtalið.
- 04
Staðfestu og dreifðu
Farðu yfir mikilvæg atriði, fylgdu samþykktarferlinu og deildu réttri útgáfu með réttum viðtakendum.
Notaðu uppbyggingu sem lesendur geta skannað
Skipuleggðu fundargerð eftir dagskrárliðum. Fyrir hvern lið skaltu draga saman viðeigandi samhengi, setja ákvörðunina skýrt fram og telja upp verkefni sem leiða af henni. Hafðu skoðanir aðeins eignaðar þegar það er nauðsynlegt eða mikilvægt til að skilja skráninguna.
Notaðu samræmdar merkingar fyrir ákvörðun, verkefni, ábyrgðaraðila og skilafrest. Tengdu við fylgiskjöl í stað þess að afrita þau inn í fundargerðina og taktu með dagsetningu næsta fundar ef hún er þekkt.
Farðu yfir, samþykktu og dreifðu
Berðu drögin saman við uppskriftina með tilliti til nafna, talna, ákvarðana og skuldbindinga. Biddu fundarstjóra eða tilnefndan yfirlesara að leysa úr óvissu. Formlegir fundir kunna að krefjast samþykktar á síðari fundi, svo merktu drög og samþykktar útgáfur skýrt.
Dreifðu fundargerðinni fljótt til ætlaðs markhóps og geymdu hana á samræmdum stað. Beittu reglum stofnunarinnar um aðgang, varðveislu og trúnað, sérstaklega þegar viðkvæm mál voru rædd.
Hagnýt uppbygging fundargerðar
Fundarupplýsingar
Dagsetning, tími, tilgangur, fundarstjóri, ritari, þátttakendur, fjarvistir og dagskrá eða tengd skjöl.
Samantekt umræðna
Aðeins það samhengi og þeir valkostir sem þarf til að skilja niðurstöðuna, skipulagt eftir dagskrárliðum.
Ákvarðanir
Bein yfirlýsing um hvað var samþykkt, hafnað, frestað eða vísað áfram, þar með talin atkvæði þegar þess er krafist.
Verkefni og eftirfylgni
Hvert verkefni með einum ábyrgðaraðila, væntri niðurstöðu, skilafresti og öllum óleystum spurningum fyrir næsta fund.
Gátlisti fyrir fundargerðir
- Dagsetning, tilgangur og þátttakendalisti eru rétt.
- Auðvelt er að greina hverja lokaákvörðun.
- Verkefni innihalda ábyrgðaraðila og skilafrest.
- Samantektin er hlutlaus og inniheldur nægt samhengi til að skilja niðurstöður.
- Drög, samþykkisstaða, aðgangur og varðveislureglur eru skýr.
Algengar spurningar
Hversu ítarleg ætti fundargerð að vera?
Taktu með nægt samhengi til að skilja ákvarðanir og skyldur, en slepptu samtalsatriðum sem hafa ekki áhrif á skráninguna. Formlegar kröfur kunna að krefjast meiri smáatriða.
Er fundargerð uppskrift?
Nei. Uppskrift skráir tal í röð; fundargerð skipuleggur helstu staðreyndir, ákvarðanir og eftirfylgni fyrir lesendur.
Hver ætti að samþykkja fundargerð?
Ferlið fer eftir stofnuninni og tegund fundar. Það getur verið fundarstjóri, þátttakendur, stjórn eða samþykkt á næsta formlega fundi.