Kokousmuistiot
Näin kirjoitat kokousmuistiot, jotka ihmiset oikeasti lukevat
Laadi tiivis kirjaus tarkoituksesta, päätöksistä, tärkeästä asiayhteydestä ja seuraavista askelista – muuttamatta muistiota sanasta sanaan kirjoitetuksi litteraatiksi.
Muistiot ja litteraatit palvelevat eri tarkoituksia
Litteraatti säilyttää sen, mitä sanottiin. Kokousmuistio auttaa tulevaa lukijaa ymmärtämään, mitä ryhmä käsitteli, päätti ja sopi tekevänsä seuraavaksi. Koko keskustelun kopioiminen tekee tärkeästä tiedosta vaikeammin löydettävää.
Yksityiskohtaisuuden taso riippuu kokouksesta. Tavallinen projektipalaveri voi olla tiivis, kun taas hallituksen, hallinnon tai säädellyn toiminnan kokouksella voi olla erityisiä oikeudellisia ja menettelyllisiä vaatimuksia.
Kirjaa faktat ennen tiivistämistä
Kirjaa päivämäärä, tarkoitus, osallistujat ja agenda. Merkitse keskustelun aikana päätökset, esitykset, vastalauseet, sitoumukset ja avoimeksi jäävät kysymykset. Tallenne tai litteraatti toimii viitteenä, jos sanamuodosta kiistellään myöhemmin.
Älä oleta, että keskustelun äänekkäin tai pisin osa on tärkein. Lyhyt lopullinen päätös voi olla merkityksellisempi kuin sitä edeltänyt 20 minuutin pohdinta.
- 01
Tallenna kokous
Kirjaa agenda, osallistujat ja keskustelu, jotta lopullinen muistio voidaan tarkistaa lähdettä vasten.
- 02
Poimi olennaiset asiat
Tunnista päätökset, olennainen asiayhteys, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, määräajat ja avoimet kysymykset.
- 03
Laadi helposti silmäiltävä luonnos
Järjestä sisältö agendakohtien mukaan ja käytä johdonmukaisia tunnisteita keskustelun toistamisen sijaan.
- 04
Vahvista ja jaa
Tarkista tärkeät yksityiskohdat, noudata hyväksymisprosessia ja jaa oikea versio oikealle yleisölle.
Käytä rakennetta, jota lukija voi silmäillä
Järjestä muistio agendakohtien mukaan. Tiivistä kunkin aiheen kohdalla olennainen asiayhteys, ilmaise päätös selkeästi ja listaa siitä seuraavat toimenpiteet. Nimeä mielipiteet vain silloin, kun se on vaadittua tai tärkeää kirjauksen ymmärtämiseksi.
Käytä johdonmukaisia tunnisteita päätökselle, toimenpiteelle, vastuuhenkilölle ja määräajalle. Linkitä tukidokumentteihin sen sijaan, että kopioisit ne muistioon, ja lisää seuraavan kokouksen päivämäärä, jos se on tiedossa.
Tarkista, hyväksy ja jaa
Vertaa luonnosta litteraattiin nimien, numeroiden, päätösten ja sitoumusten osalta. Pyydä puheenjohtajaa tai nimettyä tarkistajaa ratkaisemaan epäselvyydet. Viralliset kokoukset voivat vaatia hyväksynnän myöhemmässä kokouksessa, joten merkitse luonnokset ja hyväksytyt versiot selvästi.
Jaa muistio nopeasti tarkoitetulle yleisölle ja tallenna se johdonmukaiseen paikkaan. Noudata organisaation käyttöoikeus-, säilytys- ja luottamuksellisuussääntöjä, erityisesti kun käsiteltiin arkaluonteisia asioita.
Käytännöllinen kokousmuistion rakenne
Kokouksen tiedot
Päivämäärä, aika, tarkoitus, puheenjohtaja, sihteeri, osallistujat, poissaolot sekä agenda tai siihen liittyvät dokumentit.
Keskusteluyhteenveto
Vain se asiayhteys ja ne vaihtoehdot, joita tarvitaan lopputuloksen ymmärtämiseen, järjestettynä agendakohtien mukaan.
Päätökset
Suora kirjaus siitä, mitä hyväksyttiin, hylättiin, siirrettiin tai eskaloitiin, mukaan lukien äänestykset tarvittaessa.
Toimenpiteet ja seuranta
Jokainen tehtävä yhdellä vastuuhenkilöllä, odotetulla lopputuloksella, määräajalla ja mahdollisella avoimella kysymyksellä seuraavaa kokousta varten.
Kokousmuistion tarkistuslista
- Päivämäärä, tarkoitus ja osallistujaluettelo ovat oikein.
- Jokainen lopullinen päätös on helppo tunnistaa.
- Toimenpiteissä on vastuuhenkilö ja määräaika.
- Yhteenveto on neutraali ja sisältää riittävästi asiayhteyttä lopputulosten ymmärtämiseksi.
- Luonnos, hyväksyntätila, käyttöoikeudet ja säilytyssäännöt ovat selkeät.
Yleiset kysymykset
Kuinka yksityiskohtainen kokousmuistion pitäisi olla?
Sisällytä riittävästi asiayhteyttä päätösten ja velvoitteiden ymmärtämiseksi, mutta jätä pois keskustelun yksityiskohdat, jotka eivät vaikuta kirjaukseen. Viralliset vaatimukset voivat edellyttää enemmän yksityiskohtia.
Onko kokousmuistio sama kuin litteraatti?
Ei. Litteraatti kirjaa puheen järjestyksessä; muistio kokoaa lukijalle olennaiset faktat, päätökset ja jatkotoimet.
Kenen pitäisi hyväksyä kokousmuistio?
Prosessi riippuu organisaatiosta ja kokoustyypistä. Hyväksyjänä voi olla puheenjohtaja, osallistujat, hallitus tai seuraava virallinen kokous.